Privatlivspolitik for medlemmer af Landsforeningen af Menighedsråd

Denne Privatlivspolitik er fastlagt af Landsforeningen af Menighedsråd (samlet betegnet ”Landsforeningen”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) og gælder for Landsforeningens virksomhed.

1. Om Landsforeningen

Landsforeningen er en interesseorganisation for landets knapt 1.700 menighedsråd og arbejder for menighedsrådenes interesser i mange forskellige sammenhænge.

Som medlemsorganisation indsamler og behandler vi en række data for at kunne yde service og holde kontakt til vores medlemmer. Nedenfor er formålene ekspliciterede. Landsforeningen er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.

Hvis du har spørgsmål til denne Privatlivspolitik eller til Landsforeningens behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os her:

Landsforeningen for Menighedsråd
Damvej 17-19
8471 Sabro
Tlf. 8732 2133
kontor@menighedsraad.dk
CVR nr.: 13 93 75 16

2. Datasikkerhed er vigtig for os

Personoplysninger er kun noget vi som medlemsorganisation har til låns, og derfor passer vi godt på dem.  I denne Privatlivspolitik gøres der rede for, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes, når du er medlem af Landsforeningen, og hvordan du kan få indsigt i oplysningerne.

3. Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. En identificerbar fysisk person er en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, særligt ved hjælp af en identifikator. Det er fx et navn, et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er unikke for en given persons identitet.

4. Hvilken type persondata behandler vi og hvorfor?

De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit medlemskab og driften af Landsforeningen.

De oplysninger, som vi indsamler, kan variere, men generelt er det almindelige oplysninger, som er relevante for medlemsadministration.

Vi indsamler alene almindelige personoplysninger i forbindelse med dit medlemskab af Landsforeningen. Da dit medlemskab af Landsforeningen indirekte fortæller noget om din religion, idet vi registrerer dit medlemskab af et menighedsråd i den danske folkekirke, vil vi dog i udgangspunktet behandle dine oplysninger, som var de følsomme oplysninger.  

Landsforeningen vil typisk indsamle følgende oplysninger om dig:

• oplysninger, som vi modtager, når du eller dit menighedsråd bliver medlem af Landsforeningen, herunder kontaktoplysninger (fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse)
• et nummer som gør, at vi kan identificere dig
• køn
• eventuelle tillidserhverv i et menighedsråd eller i distriktsforeningerne
• indtræden og udtræden af menighedsråd
• historik i forhold til ydelser (fx kurser du har deltaget i)
• oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os om dit medlemskab.

5. Brug af dine personoplysninger

Landsforeningen behandler dine personoplysninger for at opfylde de formål, der er anført nedenfor. Bemærk, at ikke alle de angivne formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling af oplysninger gælder for dig i alle tilfælde.

Landsforeningen behandler udelukkende dine personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med dit medlemskab eller i henhold til gældende ret.

Medlemsadministration – Oprettelse og administration af dit medlemskab i Landsforeningen, som led i driften af foreningen, herunder opretholdelse i vores medlemssystem, udsendelse af medlemsblad, markedsføring, kursusdeltagelse, statistik, mv.

Overholdelse af gældende love og regler – Overholdelse af love og regler, som vi er underlagt i forbindelse med driften af foreningen eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser som påhviler os i henhold til gældende love og regler.

Landsforeningen anvender ikke dine personoplysninger til at træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.

6. Juridisk grundlag for behandling af dine personoplysninger

Landsforeningen behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på et af følgende grundlag: (1) Du har givet dit samtykke til behandling af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål (GDPR art. 6, stk. 1, litra a og art. 9, stk. 2, litra b), (2) som led i Landsforeningens legitime aktiviteter (GDPR art. 9, stk. 2, litra d), (3) behandlingen er nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares  (GDPR art. 9, stk. 2, litra f).

Der kan desuden være konkrete tilfælde hvor vi kan behandle oplysninger om dig på følgende grundlag: (1) indgåelse eller opfyldelse af din kontrakt med Landsforeningen (GDPR art. 6, stk. 1, litra b), (2) hensynet til Landsforeningen eller tredjemands’ legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor, (GDPR art. 6, stk. 1, litra f), og/eller (3) opfyldelse af en juridisk forpligtelse, som Landsforeningen er pålagt (GDPR art. 6, stk. 1, litra c).

7. Deling af personoplysninger

Landsforeningen kan af og til videregive dine oplysninger til samarbejdspartnere eller offentlige myndigheder. Det er fx nødvendigt for, at du kan modtage vores blad eller deltage i kurser, som vi arrangerer, samt i forbindelse med drift af vores virksomhed, fx i forbindelse med revision eller juridisk rådgivning samt i situationer, hvor vi er forpligtiget til at videregive oplysninger i medfør af love og regler, som vi er underlagt.

Vi tilstræber i videst muligt omfang at begrænse videregivelse af personoplysninger i personhenførbart format for at begrænse de tilfælde, hvor der videregives oplysninger, som kan henføres til dig personligt.

Vi videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre det er nødvendigt som led i driften af vores virksomhed eller for at opfylde dine behov.

Landsforeningen kan endvidere overlade dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed, fx til brug for administration af vores IT-systemer. I disse tilfælde vil vores leverandører og/eller serviceudbydere alene handle på vores instruks. Vores leverandører og/eller serviceudbydere vil i disse tilfælde behandle dine oplysninger på vores vegne som vores databehandler. Vi har indgået en databehandleraftale med vores databehandlere for at sikre, at de ikke bruger oplysningerne til egne formål, og at de har truffet tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. 

Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS.

8. Dataintegritet og -sikkerhed

Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv.

Det er vores politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde.

9. Dine rettigheder

Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som Landsforeningen er i besiddelse af, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne. Endvidere kan du anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, trække et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage samt gøre din ret til dataportabilitet gældende.

Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på kontor@menighedsraad.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.

Klage over Landsforeningens behandling af dine personoplysninger kan ske til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk

10. Opdateringer

Vi evaluerer og opdaterer løbende Privatlivspolitikken. Du bør derfor regelmæssigt tjekke den for eventuelle ændringer, som kan have betydning for behandlingen af dine personoplysninger.