Arbejdsplanlægning

En af dine mest centrale opgaver som kontaktperson er at planlægge arbejdstid, ferie, orlov osv. Her gennemgår vi nogle af de centrale begreber og regler, som er gode at have styr på. 

Arbejdsplanlægning for overenskomstansatte
Uddannede organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere.

De overenskomstansatte medarbejdere har ret til at kende deres arbejdsopgaver med mindst én måneds varsel. Det er ikke alle arbejdsopgaver, der skal varsles. Der vil for de fleste medarbejders vedkommende være mange opgaver i deres stillinger, som de løser løbende og selvstændigt.

De opgaver, som skal varsles, kan inddeles i to grupper:

Planlagte arbejdsopgaver

• Gudstjenester, kirkelige handlinger (fx dåb og vielser), aktiviteter som babysalmesang, koncerter, arrangementer, faste aktiviteter og lignende, der kendes med mindst én måneds varsel.

Ikke-planlagte arbejdsopgaver (skal placeres i rådighedstiden – se nedenfor om rådighedstid)

• Kirkelige handlinger (fx bisættelser og begravelse) der kendes med mindre end én måneds varsel.

Det er ikke et krav, at hver medarbejder får et arbejdsskema med opgaverne. Varslingen kan også foregå ved, at gudstjenesten, arrangementet eller koncerten etc. noteres i en fælles kalender. Det vigtigste er, at medarbejderne ved, hvordan arbejdsopgaverne bliver meddelt, og at det foregår i god tid og med mindst én måneds varsel.

Rådighedstid
De overenskomstansatte medarbejdere, som modtager et rådighedstillæg, har det, der kaldes rådighedstid. Rådighedstiden udgør 30 timer om ugen for en fuldtidsstilling og kvoteres ved en deltidsstilling. For uddannede organister udgør rådighedstiden dog 20 timer om ugen for en fuldtidsstilling.

Rådighedstiden er dage og tidspunkter, hvor medarbejderne skal stå til rådighed for de arbejdsopgaver, der ikke kan planlægges med et varsel på én måned (fx bisættelser og begravelser).

Rådighedstiden skal varsles med mindst én måned ligesom de planlagte arbejdsopgaver. Rådighedstiden, der ikke skal anføres i ansættelsesbeviset, kan planlægges fast, så medarbejderen altid har den samme rådighedstid. Menighedsrådet kan som arbejdsgiver også lave løbende ændringer i rådighedstiden, så længe det sker med et varsel på mindst én måned. Det er menighedsrådet, der beslutter, hvornår rådighedstiden er bedst placeret i løbet af ugen.

Det kan være fornuftigt, at rådighedstiden for flere medarbejdere bliver placeret på samme tidspunkt, så de medarbejdere, som har opgaver under en bisættelse eller begravelse, kan varetage deres arbejdsopgaver i forbindelse med handlingen.

Hvis rådighedstiden ikke bliver anvendt, medregnes den ikke som arbejdstid. Rådighedstiden er blot tid, hvor medarbejderen skal være klar til at løse en arbejdsopgave, der ikke kan planlægges med et varsel på én måned.

Rådighedstid for andre medarbejdere
Tjenestemænd, ansatte på tjenestemandslignende vilkår og cirkulæreansatte kirke- og kulturmedarbejdere er ikke omfattet af ovenstående regler om rådighedstid.

Rammetid - kun for deltidsansatte
Uddannede organister, kordegne, kirke- og kulturmedarbejdere, kirkemusikere, kirketjenere og gravere på deltid

Rammetid er de dage og tidspunkter, hvor arbejdsopgaver og rådighedstid kan placeres og angiver de tidspunkter, hvor medarbejderne skal kunne løse arbejdsopgaver for menighedsrådet. Der er ikke regler for omfanget af rammetiden, men den skal kunne rumme de arbejdsopgaver, der er i stillingen set over et år.

Det er vigtigt, at rammetiden har en størrelse, så alle de arbejdsopgaver, der er i stillingen, kan varetages inden for rammetiden, men rammetiden skal heller ikke være større end hvad, der reelt er behov for. Forudsætningen for rammetiden er, at medarbejderen skal kunne have supplerende beskæftigelse udenfor rammetiden, så medarbejderen samlet kan have 37 timers arbejde pr. uge.

Rammetiden skal aftales med medarbejderen og fremgå af det til enhver tid gældende ansættelsesbevis eller som tillæg til ansættelsesbeviset.

Fem-dages arbejdsuge
Alle medarbejdere inden for folkekirken har som udgangspunkt en fem-dages arbejdsuge – med undtagelse af gravermedhjælperne, der har en seks-dages arbejdsuge.

En arbejdsuge indebærer ikke nødvendigvis, at medarbejderen har fri de samme dage hver uge, da ugen bliver sammensat med både en fast ugentlig fridag og en løs fridag.

Fast ugentlig fridag, arbejdsfri weekend og løs fridag
Den faste ugentlige fridag er placeret på samme dag uge efter uge, hvorimod den løse fridag skal placeres med et varsel på én måned, og kan anvendes på forskellige ugedage.

Medarbejderne har ret til to arbejdsfrie weekender pr. kvartal, som består af løse fridage. En arbejdsfri weekend skal placeres med et varsel på mindst én måned.

Det betyder, at medarbejderen set over et kvartal har ret til:

• 13 faste fridage
• 13 løse fridage, hvoraf fire bruges til afvikling af to friweekender (sammenhængende lørdag-søndag) For deltidsansatte medarbejdere kan den løse fridag kun placeres på dage, hvor der er aftalt rammetid.

Eksempel
Kirkesanger med en ugentlig arbejdstid på ni timer: 
Der er som nævnt ovenfor ingen overenskomstfastsatte regler om, hvor mange timer rammetiden for en deltidsansat maksimalt kan udgøre. Den ugentlige arbejdstid og rammetid skal med andre ord ikke stå i et bestemt beregningsmæssigt forhold til hinanden.

I vores eksempel har menighedsrådet aftalt følgende rammetid med kirkesangeren:

Tirsdag kl. 10:00 – 13:00
Onsdag kl. 10:00 – 14:00
Torsdag kl. 11:00 – 14:00
Fredag kl. 11:00 – 14:00
Lørdag kl. 11:00 – 16:00
Søndag kl. 9:00 – 12:00

Herudover er det aftalt, at kirkesangeren alle søgnehelligdage har rammetid kl. 9:00 – 12:00 og juleaftensdag har pågældende rammetid kl. 13.00 – 17.00. Mandag er fast ugentlig fridag. Den ugentlige rammetid udgør således 21 timer, som reduceres, når den løse fridag placeres. Lægges den løse fridag i en konkret uge om fredagen, er rammetiden i dén uge 18 timer.

Når beskæftigelsesgraden er 9/37 udgør kirkesangerens rådighedstid højst 7,30 timer om ugen (30/37*9). Det svarer til syv timer og 18 minutter om ugen, som menighedsrådet med mindst én måneds varsel skal placere inden for rammetiden.

Rådighedstiden i en konkret uge for vores kirkesanger er:

Tirsdag kl. 10:30 – 12:30
Onsdag kl. 11:00 – 13:00
Torsdag (ingen rådighedstid)
Fredag (løs fridag og derfor ingen rådighedstid)
Lørdag 11:30 -14:00
Søndag (ingen rådighedstid)

I den konkrete uge er der således disponeret over 6,50 ud af 7,30 timer.

Det er menighedsrådet, der fastlægger tidspunktet for afholdelsen af den løse fridag efter drøftelser med kirkesangeren. Menighedsrådet beslutter tidspunktet og formen for afholdelsen af denne drøftelse.