Gode råd til større forsamlinger

Dette er ikke en oplistning eller gennemgang af alle valgregler, men et supplement hertil og en måde at afholde valgforsamlingen på ved større forsamlinger. Vi henviser derfor til samtlige valgregler, som I blandt andet finder på Folkekirkens Intranet

FORUD for valgforsamlingen:

Orienter menigheden om at komme i god tid

• Oplys om forventet stor valgdeltagelse og oplys på hjemmesiden, sogn.dk eller som opslag i eller på kirken, om at man bør komme i god tid grundet den store valgdeltagelse.
• Skriv hvornår dørene åbner – f.eks. en time før.

Forberedelsen op til valgforsamlingen

Valgbestyrelsen afholder møder op til valgforsamlingen, hvor de skal gøre sig klar til at lede valgforsamlingen og forberede sig på opgaven:

• Sæt jer grundigt ind i dagsorden og reglerne for valgforsamlingen.
• Overvej en mulig dirigent og klæd denne på til opgaven – gennemgå dagsorden og regler for valgforsamlingen – særligt afstemningsregler.
• Find hjælpere til valgbestyrelsen, som kan bistå valgbestyrelsen ved valgborde og med stemmeindsamling – og optælling. Menighedsrådsmedlemmer, kordegne eller andre ansatte må gerne hjælpe til.
• Andre kan oprettes som brugere af valgsystemet. Formanden for menighedsrådet eller kontaktpersonen kan give adgang hertil på Den Digitale Arbejdsplads under brugerrettigheder.
• Brug valgsystemet online på valgaftenen. Det kræver adgang til internet.

Indretning af valglokale

• Indret valglokalet med flere valgborde og pc’er til kontrol af deltagernes valgret.
• Aftal hvordan I deler valglisten op mellem valgbordene – fx efter fødselsdagen (1. -10, 11. – 20. og 21. -31.)) og markér tydeligt, hvilket bord den enkelte vælger skal gå til.
• Sørg for at der er en stor tavle eller projektor til at præsentere kandidater og vise afstemningsresultater – evt. med visning på flere skærme.
• Sørg for god lyd – mikrofoner til kandidater og højtalere, så alle kan høre præsentation og debat.
• Håndholdte mikrofoner til spørgsmål fra salen, som en eller to personer går rundt med.
• Indret lokalet med god afstand mellem sæderne.

• Opdel mødelokalet i stemmeberettigede og tilhørere, så det er nemt at skelne mellem dem med tale- og stemmeret, og de der kun er tilhørere.
• Fælles menighedsråd: Opdel mødelokalet i sogne, så det er nemt at holde opstilling og afstemningerne adskilte.

Huskeliste - medbring følgende til valgforsamlingen:

• Gem på forhånd PDF-versioner af valglisten på alle pc’er, for det tilfælde at online-versionen ikke virker.
• Sørg for stemmesedler til mindst 3 runder med særkende og på et uigennemsigtigt papir, eventuelt i forskellige farver. I fælles menighedsråd: Sørg for at stemmesedlerne er forskellige for hvert sogn.
• Sørg for masser af skriveredskaber.
• Medbring printer til at udskrive beslutningsprotokol blanket til underskrift af valgbestyrelsen samt dirigent.
• Medbring beslutningsprotokol blanket i print i tilfælde af, at den elektroniske adgang til Valgsystemet ikke virker.
• Medbring blanketter til samtykkeerklæringer til både mulige kandidater og stedfortrædere.
• Medbring redskaber til en eventuel lodtrækning.

Inden valgforsamlingen starter:

• Slå dørene op til valgforsamlingen i god tid før – f.eks. en time før.
• Lav afstandsmarkeringer til evt. kø.
• Byd menigheden velkommen i døren og oplys, hvilke valgborde de skal gå til.
• Når alle deltagere er krydset af på valglisten, og stemmesedler er udleveret, lukkes døren, og valgforsamlingen starter.

UNDER valgforsamlingen

• Gennemgang af dagsorden.

Vedrørende opstilling af kandidater

Noter kandidaterne på tavlen/oversigten

Giv kandidaterne tal eller bogstaver, så det er hurtigere at afgive stemme og enklere at læse, hvordan der er stemt.

Hos de fælles menighedsråd kan man f.eks. give det ene sogns kandidater tal og det andet bogstaver. Sørg hele tiden for at afstemningerne holdes tydeligt adskilte. F.eks. ved at afstemningerne afholdes i hver sit lokale, i hver sin del af lokalet, eller efter hinanden.

Sæt tid på præsentationsrunden. Giv hver kandidat tid f.eks. 2 minutter til at præsentere sig – alt efter, hvor mange der opstiller. 

Sæt tid på debat og spørgsmålsrunden – f.eks. 30 min - alt efter, hvor mange der opstiller.

Vedrørende afstemning

Sid klar med valglisten for at kontrollere at de opstillede kandidater er optaget på valglisten og deres valgbarhed.

Hav samtykkeblanketterne klar, som kandidaterne kan underskrive. Indsaml eventuelle fuldmagter til opstilling til menighedsrådet.

Når afstemningen sættes i gang: Vær tydelig på, hvilke stemmesedler der skal bruges, og at det er muligt at få dem ombyttet, hvis der sker fejl, eller de på anden måde bliver beskadiget.

Få hjælp til at indsamle alle stemmesedler til den pågældende afstemningsrunde.

Hold kaffepause for vælgerne, mens der tælles stemmer. Opfordr folk til at blive - så I også får valgt stedfortrædere.

Valgbestyrelsen må få hjælp til at tælle stemmerne, men det er valgbestyrelsen der har ansvaret for, at resultatet er korrekt, så følg med i optællingen og sæt god tid af til det.

I kan tælle stemmerne på følgende måde:

1. Tæl først alle stemmesedler, så I sikrer, at alle er indsamlet.
2. Herefter fintælling af stemmerne, deres fordeling på kandidaterne og antallet af eventuelt blanke stemmer.

Hvis alle pladser ikke bliver besat, holdes en evt. anden afstemningsrunde blandt de kandidater, der stillede op i første runde.