Spørgsmål og svar om opdatering af regnskabsinstruks og ny bogføringsbeskrivelse

Hvad er disponentens rolle?

Disponenten er den person, som foretager indkøbet (fysisk eller digitalt). Se yderligere forklaring i regnskabsinstruksens tekstdel.

Hvad er attestantens rolle?

Attestanten er den person, som på vegne af menighedsrådet godkender indkøbet.

Det er god forvaltningsskik, at disponent og attestant ikke er samme person.

Se yderligere forklaring i regnskabsinstruksens tekstdel.

Hvad betyder "anviser til løn"?

Anviser til løn er at sammenligne med rollen som attestant.

Det er god forvaltningsskik, at "anviser" ikke kan anvise lønudbetaling til sig selv.

Hvilke betalingsløsninger findes der?

Når kirken modtager penge, vil det typisk ske som MobilePay eller lignende løsning. Når kirken skal betale for en vare eller en ydelse, vil det typisk ske som en overførsel fra bankkonto eller med forskellige betalingskort-typer.

Betalingskorttyper kan fx være:

• Debetkort
  Det skal du vide om debetkort som Visa Electron og MasterCard (taenk.dk)
• Dankort og Visa/Dankort
  Visa/Dankort: Det skal du vide om dit betalingskort (taenk.dk)
• Kreditkort (fx Mastercard og Visa-kort)
  Betalingskort: Skal du vælge Mastercard og Visa? (taenk.dk)
• Andre typer kundekort (COOP, Salling m.fl.)

Hvem skal underskrive dokumentet?

Formanden underskriver på vegne af menighedsrådet, når instruks er behandlet på menighedsrådsmøde.

Hvad skal der ske ved udskiftninger af personer:

Bilag 2A-2D i instruksen fjernes for fratrædende og eventuel ny indsættes.

Den nye sammensætning af bilag til instruks behandles på menighedsrådsmøde og forside underskrives af formand.

Det kan være en god ide at have en oversigt over, hvem der aktuelt har bilag 2A-2D.

Opdateret instruks uploades til kirkeportalen.

Hvordan laver man ændringer i opgavesammensætningen for en person:

Relevante bilag 2A-2D udskiftes på samme måde som beskrevet under "Udskiftninger af personer".

Hvem skal have adgang til FLØS-lønindberetning?

Det betragtes som en regnskabsføreropgave at have adgang til FLØS-lønindberetning.

Vil der for nogle personer skulle udfyldes fx 2 eller 3 af bilagene 2A-2D?

Ja, det kan fx være tilfældet for en graver eller kirkegårdsleder.

Graveren kan fx have opgaver med:

• Fakturering, debitorstyring og opfølgning – Bilag 2A
• Bestille og indkøbe varer og tjenesteydelser til kirkegården – Bilag 2B
• Anvise timer, tillæg, ferieafholdelse mv. for gravermedhjælpere – Bilag 2D

Er lønindberetning en regnskabsføreropgave?

Ja, den administrative indberetning af løn, honorar og fravær i FLØS-lønsystemet er en regnskabsføreropgave, som anføres i bilag 2A under ”Andet” ved at skrive ”Lønadministration” og markere med X.

Ved næste opdatering af regnskabsinstruksen tilføjes Lønadministration som en foruddefineret valgmulighed.

I ovenstående tilfælde skal person alene med den type opgave altså ikke fremgå af bilag 2C eller 2D.

Hvem underskriver dokumentet?

Der er ikke krav om hverken underskrift eller datoangivelse.

Ved ændringer skal beskrivelsen behandles på et menighedsrådsmøde.