Service og tilgængelighed

Sekretariatschef Torben V. Lauridsen er ved siden af andre opgaver også afdelingsleder for Administrationen, som består af tre ansatte, Lena, Tina og Lone.

Det er her, telefonen bliver taget, hvis man ringer til Landsforeningen for at få hjælp og vejledning eller måske har et tip til Menighedsrådenes Blad, eller et helt tredje ærinde. Det kræver et indgående kendskab til sekretariatets ansatte og afdelinger, så medlemmerne kommer til at tale med den rigtige person.

Administrationen er derfor en krumtap i organisationen, som binder mange ting sammen.

Derudover er det her, det nye medlemssystem bliver administreret. Tidligere har viden og data om medlemmerne været spredt forskellige steder i huset og i forskellige systemer, men fremover bliver de samlet i ét system for at kunne give bedre service.

Medlemsstrategi

- Medlemssystemet er en del af vores medlemsstrategi, hvilket betyder, at der er flere i s ekretariatet, som får adgang til at arbejde med informationer om medlemmerne. Det kan være alt lige fra oplysninger i forhold til opkrævning af kontingent og afholdelse af kurser og andet til udsendelse af nyhedsbreve, siger Torben V. Lauridsen.

Fremover giver systemet mulighed for at se, om der er områder i Danmark, hvor Landsforeningen ikke er i så tæt dialog eller ikke har så mange aktiviteter i forhold til fx kurser. På den måde bliver det muligt at identificere, hvor foreningen måske skal ud og være mere tilstede, end den er i dag.

Distriktsforeningerne får også adgang til systemet som et værktøj, de kan bruge til deres arrangementer.

- På den måde forsøger vi at binde Landsforeningen og distriktsforeningerne tættere sammen. Vi vil gerne hjælpe distriktsforeningerne, så de kan få ting til at ske nemt og professionelt. Kursusdelen vil i fremtiden være knyttet sammen med medlemssystemet, hvilket gør det meget nemmere at håndtere kurser ude i distriktsforeningerne, siger Torben V. Lauridsen og tilføjer, at systemet vil være oppe at køre ultimo november.

Nyt kursussystem

I forbindelse med arbejdet med indførslen  af medlemssystemet er der også ændret på foreningens kursussystem, så det nu består af et kursuskatalog, hvor Landsforeningen prioriterer en række kurser, som distriktsforeningerne opfordres til at udbyde.

- Samtidig er der et bagkatalog med en række øvrige kurser, man også kan vælge at udbyde. Det kan fx være, at et af kurserne fra sidste år er relevant, fordi man ikke nåede at få det udbudt i distriktet. I praksis betyder det, at viften af muligheder er væsentlig større. Samtidig er der nu bedre mulighed for at planlægge i god tid, siger sekretariatschefen.

Et andet vigtigt arbejdsfelt i afdelingen er telefonomstillingen, som tidligere har været outsourcet til et bureau, men som nu hører hjemme i afdelingen. Det er sket for at give medlemmerne bedre service. Især rådgivningsafdelingen modtager mange opkald, og her har det ikke været tilfredsstillende, at ventetiden har været for lang, ligesom det i perioder har været svært at komme igennem.

- Ændringen betyder, at man oftere og hurtigere kommer frem til den medarbejder, som ved mest om det emne, man ringer om. Telefonmodtagerne kender huset og de øvrige medarbejdere på sekretariatet, siger Torben V. Lauridsen.

Endelig møder man også medarbejderne i afdelingen via den daglige kontakt. Det er her, mails besvares eller sendes videre rundt i huset til den relevante medarbejder. Det er også afdelingen, medlemmerne møder, hvis man kommer i huset og fx skal til et kursus eller et møde. Desuden gør medarbejderne klar til kurser og lignende med opdækning og andet.