Vigtigt med god ledelse

Posten som kontaktperson i menighedsrådet er vigtig, fordi kirken udover at være ramme for gudstjenester og aktiviteter også er en arbejdsplads. For nogle nyvalgte er det en overraskelse, at menighedsrådet er arbejdsgiver for alle sognets ansatte undtagen præsterne, som er ansat under kirkeministeriet og refererer til provsten.

I Helligåndskirken i det vestlige Aarhus har Poul Langagergaard i 16 år haft rollen som kontaktperson. Han er 72 år og har hele sit arbejdsliv været leder og chef med personaleansvar, de sidste 20 år i egen virksomhed som også beskæftiger sig med ledelse.

- Jeg har faktisk også været ledelsesrådgiver i folkekirken både over for menighedsråd, provstier og stifter, og min oplevelse er desværre, at der nogle steder er dårlig ledelse. Det er ikke bevidst, for alle i menighedsrådet har selvfølgelig de bedste intentioner, når de bliver valgt, siger kontaktpersonen.

Han peger på, at det ikke er alle steder, man er så heldig at have et medlem i menighedsrådet, som har ledelseserfaring fra sit arbejdsliv til de forskellige poster, som kræver erfaring.

- Derfor kan det være en god ide at søge hjælp udefra. Måske skal kontaktpersonen på et kursus for at blive klædt på til jobbet. Det kan også være en måde at etablere et netværk på, hvor man kan dele viden og erfaringer med andre.

Landsforeningen af Menighedsråd har netop nu introduktionskurser til rollen som både formand, næstformand, kontaktperson og kasserer. Se mere på menighedsraad.dk.

Poul Langagergaard har erfaret, at det vigtigste for at lykkes med rollen som kontaktperson i menighedsrådet er synlighed og tilstedeværelse på arbejdspladsen.

- I vores kirke har vi et stabsmøde hver uge, hvor alle så vidt muligt deltager. Det giver mig mulighed for at få en fornemmelse for, om alle trives, eller om der er noget, vi skal tage fat på.

En personlig samtale

Det er ikke alle emner, som bliver taget op på det fælles møde. Hvis der er forskel på, hvordan de ansatte oplever en situation, kan det være bedre at tage en personlig samtale.

- For ikke så længe siden kunne jeg se, at en af medarbejderne var påvirket af situationen med Covid-19 og restriktionerne i samfundet, selv om vi selvfølgelig følger retningslinjerne i kirken. Jeg ringede til vedkommende efter mødet, og vi fik en snak om, hvordan vi kunne tilrettelægge tingene, så medarbejderen blev mere tryg.

Poul Langagergaard prioriterer at bruge tid på det ugentlige stabsmøde, men det er ikke alle steder, kontaktpersonen har mulighed for at være kontinuerligt til stede på arbejdspladsen.

- Jeg har også haft perioder, hvor det var sværere at finde tid til det frivillige arbejde i kirken. I de perioder forsøgte jeg at have kontakt til medarbejderne, når jeg alligevel var i kirken. Fx gik jeg efter gudstjenesten om søndagen ind i køkkenet med tomme kaffekander og fik en snak med sognemedhjælperen.

Et andet vigtigt emne at have fokus på, når det gælder god ledelse i folkekirken, er klare linjer.

- Det er kontaktpersonen, som skal have kontakten til kirkens ansatte. Det fungerer ikke, hvis andre menighedsrådsmedlemmer begynder at fordele opgaver. Heller ikke selv om en ansat måske har en særlig relation til et menighedsrådsmedlem.

Poul Langagergaard peger på, at det for medarbejderen skal være helt tydeligt, hvem der leder og fordeler arbejdet. Det skaber usikkerhed og mistrivsel, hvis medarbejderen bliver i tvivl om rollefordelingen.

- Man risikerer også, at der bliver lagt for mange arbejdsopgaver ud til enkelte medarbejdere, fordi der ikke er et samlet overblik, og det kan i værste fald føre til stress.

Næst efter synlighed på arbejdspladsen fremhæver Poul Langagergaard mus-samtalen (medarbejderudviklingssamtalen) som et vigtigt værktøj for kontaktpersonen, når der skal skabes trivsel på arbejdspladsen.

- Her gælder det om at lave en spørgeramme som er fornuftig og som kommer rundt om alle emner. Vi sender spørgeskemaerne ud inden samtalen, så alle er forberedt. Målet er at forsøge at komme i dybden og lave aftaler.

Aftalerne er det vigtigste enkeltelement i mus-samtalerne, pointerer kontaktpersonen. Både at lave dem og at få dem skrevet ned. Efterfølgende laves opfølgninger via mail, så aftalerne bliver fulgt.

- Jeg plejer at sige, at der er tre elementer i mus-samtalen: Forberedelse, god dialog og opfølgning. Alle tre skal fungere, hvis det skal lykkes. Når det sker, oplever medarbejderne, at de bliver taget alvorligt, og vi har tilfredse ansatte.

Fyldt med glæde

Poul Langagergaard bruger 4-5 timer hver uge på at være kontaktperson, og samlet set fylder det frivillige arbejde i kirken 8-9 timer om ugen, fordi han også har andre opgaver og funktioner.

Han har et travlt job ved siden af, men arbejdet i kirken fylder ham med en kæmpe glæde.

- Tyskerne kalder det frivillige arbejde for ehrenamt, altså et æres-embede. Det kan jeg fuldt ud tilslutte mig, jeg betragter det som et privilegium at være med til at skabe liv og vækst i min sognekirke.

Gennem sine 16 år i menighedsrådet har han været med til at udarbejde en virksomhedsplan, som i dag fylder 100 sider.

- Den bliver revideret hvert år, og det handler blandt om at evaluere de ting, vi laver. Det er min erfaring, at folkekirken er god til at sætte ting i gang, men ikke så god til at sætte dem i stå og træde et skridt tilbage. Vi forsøger i min kirke at blive bedre til at se, om tingene virker, og det bruger vi blandt andet virksomhedsplanen til.

Endelig peger han på, at kirken som noget grundlæggende skal udarbejde en række rammer for arbejdspladsen. Det vil blandt andet sige en personalepolitik og en personalehåndbog, en frivillige-politik, en lønpolitik og en indkøbspolitik.