Guide: Kom godt i gang med erfagrupper

Som distriktsforening kan I bidrage til fællesskab, netværk og erfaringsudveksling blandt menighedsrådsmedlemmer ved at arrangere erfagruppemøder i jeres lokalområde. Hvad er en erfagruppe? I en erfagruppe samles en gruppe menighedsrådsmedlemmer om en fælles faglig interesse.

En erfagruppe har til formål at udvikle deltagerne fagligt via erfaringsudveksling og videndeling. Der kan også arrangeres foredrag eller oplægsholdere, der kommer med faglige input.

Skab kontakt og interesse

For at få en god erfagruppe skal I motivere jeres menighedsrådskolleger i lokalområdet til at deltage. Det gør I ved at fortælle om jeres håb og ønsker for erfagruppen. Jeres håb kunne være at give inspiration i det daglige arbejde, så det bliver lettere, en oplevelse af at have ”nogen i nærheden at trække på”, mulighed for at dele erfaringer og få sparring, Skabe kontakt og interesse, faglige input.

Når I tager kontakt til potentielle deltagere, finder I ud af, om erfagruppen skal være for alle menighedsrådsmedlemmer, for formænd eller kontaktpersoner eller fx kirkeværger. Eller skal et særligt emne være omdrejningspunkt, fx kirkegårdsdrift, personaleledelse eller noget helt tredje? Udgangspunktet er den interesse, I oplever fra potentielle deltagere. Et vigtigt element i erfagruppen er netværksdannelsen – det, at de enkelte deltagere skaber kontakt til hinanden.

Det skal I allerede i etableringen arbejde med ved at tage personlig kontakt til kommende deltagere i et netværk og drøfte interessen for netværket. Her vil I også blive opmærksomme på, om der allerede findes erfagrupper eller møder i fx provstiregi, som I skal samtænke en kommende erfagruppe med.

Det er formentlig ikke altid nok med mail for at komme i god kontakt. I skal derfor gøre jer umage med at få skaffet potentielle deltageres kontaktoplysninger og få udarbejdet en liste med mails og telefonnumre. Måske har I allerede oplysninger fra jeres tidligere distriktsforeningsarrangementer, ellers kan I evt. spørge i provstiet eller anvende sogn.dk.

Inviter til opstartsmøde

Når I har fundet potentielle deltagere, skal I invitere til et opstartsmøde, hvor erfagruppen sættes i gang. Invitationen skal indeholde tid, sted og emne samt tilmelding. For at skabe ekstra interesse om erfagruppen kan I vælge at sætte et fagligt oplæg på programmet første gang.

I kan også på forhånd have et par konkrete emner, som gruppen skal drøfte på første møde, for at få gang i erfaringsudvekslingen. Placér netværksmødet et centralt sted, hvor det er let for deltagere at komme til. Sørg for, at der er gode rammer i form af plads, forplejning m.m., så mødet bliver godt for deltagerne.

Vælg et tidspunkt, som I forventer vil passe deltagerne godt. Det kan være sidst på eftermiddagen, hvor folk kommer direkte fra arbejde. Eller måske er jeres erfaring, at aftenmøder er bedst. Invitationen skal fremsendes til en potentiel deltager på mail og følges op af en opringning, hvor I fortæller om værdien af en erfagruppe.

Find erfagruppens emne på første møde

I skal på første møde i fællesskab overveje, hvilket fagligt fællesskab der skal være omdrejningspunktet i erfagruppen. Måske mødes I med jeres menighedsrådskolleger i en sammenhæng, hvor I kan forhøre jer om interessen for en erfagruppe inden for de emner, I forestiller jer.

Erfagruppen bliver mest relevant for deltagerne, hvis de selv er med til at forme gruppen. Ud over de programsatte punkter skal I derfor på første møde sammen med de fremmødte drøfte følgende emner: Skal møderne indeholde faste emner/temaer, eller er ordet frit?

Skal der være eksterne oplægsholdere eller undervisere? Hvilke emner vil give mest værdi i gruppen? Skal/kan møder eller erfaringsudveksling foregå på andre måder end afholdelse af møder? Hvordan skal mødefrekvensen være?

Hvor lang tid skal der afsættes pr. møde? Skal møderne altid afholdes efter samme form? Skal erfagruppen være tidsbegrænset til fx to år og herefter tages op til revision? Når I har aftalt erfagruppens form, aftaler I de næste møder, når I er samlet. Herved sikrer I, at deltagerne har styr på tid og sted.

I kan sagtens vælge at lade forskellige arrangere mødet, blot I har aftalt, hvem der skal gøre hvad. Og hvis I vælger forskellige steder for at komme rundt til hinanden, skal I være skarpe på, at alle har styr på tid og sted.