Guide til indkøb i folkekirken

Man kan ofte skaffe en god pris eller en god aftale med en leverandør ved at indgå i en forhandling. Her er fem trin til en god forhandling, som I kan bruge, når I skal købe nyt eller genforhandle en aftale med en leverandør.

Trin 1: Sæt ord på det, I skal købe

Forberedelse er første skridt hen imod en forhandling. Bliv derfor først helt skarpe på, hvad det er, I har brug for. Sæt fx ord på, hvad vil I vil opnå med indkøbet, hvad I konkret gerne købe, hvilke services, der eventuelt er forbundet med købet, hvilken kvalitet I ønsker - og hvordan I vægter pris, kvalitet og service i forhold til hinanden.

Gør jer også tanker om, hvilke fordele leverandøren har ved at handle med jer, fx at I bestiller I god tid eller i store mængder.

Trin 2: Pris - find ud af, hvad varen cirka skal koste

Som offentlig indkøber skal I sikre jer, at I får den bedste og billigste løsning. Derfor skal I kende prislejet på det, I vil købe, og det kan I finde på to måder: I kan selv indhente priser, fx via listepriser, onlinesøgninger eller tidligere indkøb. Eller I kan indhente tilbud fra forskellige leverandører.

Trin 3: Start forhandlingerne

Nu har I set på priser og fundet frem til de leverandører, I vil forhandle med. Lad jer ikke skræmme af, at der kan opstå uenighed med leverandøren. En forhandling er en byttehandel, hvor uenighed er naturlig. Stå fast på kravene til det, I vil købe, men vær gerne venlig og imødekommende. 

Trin 4: Find fælles interesser

Indled forhandlingen med at være åbne om jeres behov og de forhold, der har betydning for købet. Måske har leverandøren nye idéer til, hvordan jeres ønsker bliver imødekommet. Fx kan købet måske gøres billigere, hvis I køber en bestemt mængde eller får leveret varen på et bestemt tidspunkt. Spørg også, hvad der kunne gøre handlen mere attraktiv for leverandøren. På den måde kommer forhandlingen ikke kun til at handle om prisen.

Trin 5: Sammenlign og vælg

Inden I vælger leverandør, skal de forskellige forhandlingsresultater sammenlignes. Hvis det er svært at sammenligne direkte, kan I vælge at spørge mere ind til varebeskrivelse, levering, mængde, pris og kvalitet. Sammenlign nu systematisk - og vælg den leverandør, der kan levere det bedste alternativ. Tillykke med handlen!