Undgå spild
Måske kan I spare penge ved at skifte nogle leverandører og sløjfe fastnettelefonerne. Eller måske har I luft i stillingerne til nye opgaver?
En række sogne har gennem et systematisk arbejde med at undersøge ressourceforbruget både i form af konkrete udgifter og menneskelige ressourcer kunnet minimere spild af både tid og penge.
Hvad kan man opnå?
- Ved at få kigget udgifter og ressourceforbrug efter i sømmene er det muligt at se på, om der er løbende udgifter, som ikke giver nogen værdi for kirken og altså er unødvendige.
- Det kan give alle en følelse af, at man er omkostningsbevidst, og at man er en god forvalter af offentlige midler – og lever op til sit ansvar jf. økonomiloven om offentlig myndigheders brug af ressourcer.
- Det kan give luft i et ellers stramt budget, hvis man får luset ud i tidsspilde eller set på faste udgifter, som kan gøres billigere eller helt skæres væk.
Indhold - Hvad går det ud på?
Ved at foretage et eftersyn af ressourceanvendelsen kan menighedsrådet få frigjort ressourcer. Man kan både se på unødige faste udgifter og spildtid.
Er der faste udgifter uden grund?
Ved en gennemgang af faste udgifter såsom telefoni, alarmer eller andre budgetposter kan der være penge at spare. Der kan være kommet billigere muligheder end de aftaler, man allerede har indgået, eller behovet kan være ændret.
Et eksempel er, om der stadig er behov for en fastnettelefon, hvis den ikke anvendes, og man i stedet kan få billigere mobil- eller ip-telefoni. Andre har valgt google som gratis kalender. En refleksion i den sammenhæng har været at turde se på, om man vil købe nært og dyrt eller fjernt og billigt, forstået på den måde, at man bevidst tager stilling til, om man vil handle lokalt, selvom det koster ekstra.
Hvordan kommer man i gang?
Sognene har taget fat i emnet ved at kigge på spørgsmål som:
- Hvilke udgifter har vi, og er de koblet til et reelt behov, vi har?
- Er der mulighed for at ændre ved de udgifter, vi har?
- Kan vi ændre praksis, uden at det får uhensigtsmæssige konsekvenser?
Når det er afdækket, om der er muligheder for at nedsætte udgifterne, kan det være relevant at ændre på indgåede aftaler.
Er der for meget spildtid?
Fokus på tidsanvendelse blandt medarbejdere er en anden mulighed for at hente ressourcer ind. I nogle sogne er det gået op for menighedsrådet, at de ikke i tilstrækkelig grad har levet op til arbejdsgiveransvaret for, at arbejdstiden bliver brugt hensigtsmæssigt og på opgaven.
Der kan være uhensigtsmæssige arbejdsgange eller dårlig planlægning, der betyder, at der er forhindringer i forhold til at få arbejdet gjort. Det kan også være et opgør at honorere opgaver, der ikke længere er behov for at få løst.
De spørgsmål, menighedsrådene sammen med medarbejdere har stillet, er:
- Har vi tidsrøvere i hverdagen, som gør arbejdet sværere at gennemføre?
- Er der ventetid, spildtid, manglende/dårlig planlægning mm., der kræver vores tid uden at give værdi?
Ved at få sat ord på disse uhensigtsmæssigheder har menighedsrådene sammen med medarbejderne kunnet finde nye og smarte løsninger.
