Valgforsamling – gode råd til større forsamlinger

1. FORUD for valgforsamlingen

- Orienter menigheden om at komme i god tid

• Oplys om forventet stor valgdeltagelse og oplys på hjemmesiden, sogn.dk eller som opslag i kirken, om at man bør komme i god tid grundet den store valgdeltagelse.
• Skriv hvornår dørene åbner – fx en time før valgforsamlingen starter.

- Forberedelsen op til valgforsamlingen
Valgbestyrelsen afholder møder op til valgforsamlingen, hvor I skal gøre jer klar til at lede valgforsamlingen og forberede jer på opgaven

• Sæt jer grundigt ind i dagsorden og reglerne for valgforsamlingen.
• Overvej en mulig dirigent og klæd denne på til opgaven – gennemgå dagsorden og regler for valgforsamlingen – særligt afstemningsregler.
• Find hjælpere til valgbestyrelsen, som kan bistå ved valgborde og med stemmeindsamling – og optælling. Menighedsrådsmedlemmer, kordegne eller andre ansatte må gerne hjælpe til.
• Andre kan oprettes som brugere af valgsystemet. Formanden for menighedsrådet eller kontaktpersonen kan give adgang hertil på Den Digitale Arbejdsplads under brugerrettigheder.
• Brug valgsystemet online på valgaftenen. Det kræver adgang til internet.

 - Indretning af valglokale

• Indret valglokalet med flere valgborde og pc’er til kontrol af deltagernes valgret.
• Aftal hvordan I deler valglisten op mellem valgbordene – fx efter fødselsdagen (1. -10, 11. – 20. og 21. -31.) og markér tydeligt, hvilket bord den enkelte vælger skal gå til.
• Sørg for at der er en stor tavle eller projektor til at præsentere kandidater og vise afstemningsresultater – evt. med visning på flere skærme.
• Sørg for god lyd – mikrofoner til kandidater og højtalere, så alle kan høre præsentation og debat.
• Håndholdte mikrofoner til spørgsmål fra salen, som en eller to personer går rundt med.
• Indret lokalet med god afstand mellem sæderne.
• Opdel mødelokalet i stemmeberettigede og tilhørere, så det er nemt at skelne mellem dem med tale- og stemmeret, og de der kun er tilhørere.
• Fælles menighedsråd: Opdel mødelokalet i sogne, så det er nemt at holde opstilling og afstemningerne adskilt.

 - Huskeliste - medbring følgende til valgforsamlingen

• Gem på forhånd PDF-versioner af valglisten på alle pc’er, for det tilfælde at online-versionen ikke virker.
• Sørg for stemmesedler til mindst 3 runder med særkende og på et uigennemsigtigt papir, eventuelt i forskellige farver. I fælles menighedsråd: Sørg for at stemmesedlerne er forskellige for hvert sogn.
• Sørg for masser af skriveredskaber.
• Medbring printer til at udskrive beslutningsprotokolblanket til underskrift af valgbestyrelsen samt dirigent.
• Medbring beslutningsprotokolblanket i print i tilfælde af, at den elektroniske adgang til Valgsystemet ikke virker.
• Medbring blanketter til samtykkeerklæringer til både mulige kandidater og stedfortrædere.
• Medbring redskaber til en eventuel lodtrækning.

-  Inden valgforsamlingen starter

• Slå dørene op til valgforsamlingen i god tid – fx en time før.
• Lav afstandsmarkeringer til evt. kø.
• Byd menigheden velkommen i døren og oplys, hvilke valgborde de skal gå til.
• Når alle deltagere er krydset af på valglisten, og stemmesedler er udleveret, lukkes døren, og valgforsamlingen starter.

 
2. UNDER valgforsamlingen

- Gennemgang af dagsorden.

- Opstilling af kandidater

• Noter kandidaterne på tavlen/oversigten.
• Giv kandidaterne tal eller bogstaver, så det er hurtigere at afgive stemme og enklere at læse, hvordan der er stemt.
• Hos de fælles menighedsråd kan man fx give det ene sogns kandidater tal og det andet bogstaver. Sørg hele tiden for at afstemningerne holdes tydeligt adskilt. Dette kan også gøres ved at afstemningerne afholdes i hver sit lokale, i hver sin del af lokalet, eller efter hinanden.
• Sæt tid på præsentationsrunden. Giv hver kandidat tid fx 2 minutter til at præsentere sig – alt efter, hvor mange der opstiller.
• Sæt tid på debat og spørgsmålsrunden – fx 30 min - alt efter, hvor mange der opstiller.

- Afstemning

• Sid klar med valglisten for at kontrollere at de opstillede kandidater er optaget på valglisten og deres valgbarhed.
• Hav samtykkeblanketterne klar, som kandidaterne kan underskrive. Indsaml eventuelle fuldmagter til opstilling til menighedsrådet.

- Når afstemningen sættes i gang

• Vær tydelig på hvilke stemmesedler, der skal bruges, og at det er muligt at få dem ombyttet, hvis der sker fejl, eller de på anden måde bliver beskadiget.
• Få hjælp til at indsamle alle stemmesedler til den pågældende afstemningsrunde.
• Hold kaffepause for vælgerne, mens der tælles stemmer. Opfordr folk til at blive - så I også får valgt stedfortrædere.

- Optælling af stemmer
Valgbestyrelsen må få hjælp til at tælle stemmerne, men det er valgbestyrelsen der har ansvaret for, at resultatet er korrekt, så følg med i optællingen og sæt god tid af til det.

I kan tælle stemmerne på følgende måde:

1. Tæl først alle stemmesedler, så I sikrer, at alle er indsamlet.
2. Herefter fintælling af stemmerne, deres fordeling på kandidaterne og antallet af eventuelt blanke stemmer.

Hvis alle pladser ikke bliver besat, holdes en anden afstemningsrunde blandt de kandidater, der stillede op i første runde.

Hvis der opstår spørgsmål undervejs i valgforsamlingen, sidder vi klar til at hjælpe ved telefonerne på 87 32 21 33 den 15. september 2020 fra kl. 10:00 til kl. 21:30.

Nb: Guiden er ikke en oplistning eller gennemgang af alle valgregler, men et supplement hertil og en måde at afholde valgforsamlingen på ved større forsamlinger. Vi henviser derfor til samtlige valgregler, som I blandt andet finder på Den digitale Arbejdsplads.
Vi henviser også til Landsforeningen af Menighedsråds Corona-vejledning, så I efterlever den generelle vejledning på valgforsamlingen.