GDPR: Personale, standardmeddelelse og nyhedsbreve

Værd at vide om GDPR for menighedsråd – Nyhed 3

Her er den tredje nyhedsartikel med viden og praktiske tips til hvordan I konkret kan leve op til reglerne.  Der er regler både for registrering af personlige data, følsomme data, behandling af oplysninger, oplysningspligt om indsamling, ret til indsigt og flere emner.

Indhold denne gang:

• Personale – efter ansættelsens ophør
  • Oplysning til kolleger
  • Mailkontoen på den fratrådte medarbejder
  • Opbevaring af oplysninger om fratrådt medarbejder
• Standardmeddelelser ved mails - oplysningspligt
• Nyhedsbreve

Personale – efter ansættelsens ophør
Oplysning til kolleger
I må som arbejdsgiver gerne orientere øvrige medarbejdere om, at en medarbejder er blevet opsagt. I må dog ikke oplyse baggrunden for afskedigelsen.

Mailkontoen på den fratrådte medarbejder
Når en medarbejder er fratrådt, må mailkontoen kun holdes aktiv i en så kort periode som muligt. Periodens længde fastsættes under hensyntagen til den fratrådte medarbejders stilling og funktion og kan maksimalt være på 12 måneder.

I forbindelse med fratrædelsen bør der indsættes et autosvar med besked om medarbejderens fratræden og eventuel anden relevant information fx hvilken mail man i stedet kan rette henvendelse på. Den aktive mailkonto må kun benyttes til modtagelse af mails. Hvis der modtages mails, af privat karakter kan mailkontoen dog benyttes til at videresende disse til den mail, den fratrådte medarbejder har oplyst.

Eventuelle oplysninger om en direkte mailadresse til den pågældende bør hurtigst muligt fjernes fra arbejdspladsens hjemmeside og fra andre offentligt tilgængelige informationssteder. Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders mailkonto.

Opbevaring af oplysninger om fratrådt medarbejder
For personalemapper på fratrådte medarbejdere er udgangspunktet, at de må opbevares i 5 år efter ansættelsesforholdets ophør. Bogføringsmateriale – herunder lønsedler, pension, kørselsgodtgørelse, dokumentation for udlæg, mv. skal efter lov om bogføring gemmes i 5 år fra udløbet af det pågældende regnskabsår.

Vær opmærksom på forældelsesloven, da der gælder en absolut forældelsesfrist på 10 år i personalesager og 30 år i arbejdsskadesager. Dvs. hvis I har haft en personalesag eller en arbejdsskadesag, så kan det være nødvendigt at opbevare oplysningerne i længere tid.

Standardmeddelelser ved mails – oplysningspligt
Når der indsamles personoplysninger, skal de som oplysningerne vedrører også kaldet de registrerede modtage en række informationer, blandt andet om den påtænkte behandling (dette betegnes som menighedsrådets oplysningspligt). Dette gøres i praksis via standardmeddelelser.

En standardmeddelelse kan sendes som autosvar, når menighedsrådet/sognet modtager en mail på de(n) officielle postkasse(r) til opfyldelse af oplysningspligten ved den første henvendelse til menighedsrådet/sognet. En officiel mailadresse er de mailadresser, der fremgår af jeres hjemmeside og www.sogn.dk. Det kan fx være 1234@sogn.dk, 1234fortrolig@sogn.dk, kirke.sogn@km.dk.

Der findes en skabelon til en standardmeddelelse, som menighedsrådet kan benytte.

I standardmeddelelsen skal der linkes til menighedsrådets privatlivspolitik. Hvis menighedsrådet ikke har egen hjemmeside, hvor privatlivspolitikken kan placeres og linkes til, så skal privatlivspolitikken sendes med. Læs mere om privatlivspolitikken i Nyhedsbrev 1 eller i Værd at vide om GDPR for menighedsråd som findes i boksen til højre på GDPR-siden.

Nyhedsbreve
Hvis menighedsrådet udsender nyhedsbrev, skal abonnenter på/modtagere af nyhedsbrevet give samtykke til den behandling af personoplysninger, som finder sted i forbindelse med registrering af modtagerens oplysninger.

Meddelelse til samtykke til behandling af personoplysninger, som skal fremgå ved tilmeldingen til nyhedsbrevet, kan ses i eksempel på samtykke til nyhedsbrev. 

Det skal altid være muligt at kunne framelde sig et nyhedsbrev, og dette skal tydeligt fremgå af alle nyhedsbreve der udsendes.