Nyhed 5: GDPR: Sikkerhed, sletning og registreredes rettigheder

Værd at vide om GDPR for menighedsråd – Nyhed 5

Her er den femte nyhedsartikel med viden og praktiske tips til hvordan I konkret kan leve op til reglerne.  Der er regler både for registrering af personlige data, følsomme data, behandling af oplysninger, oplysningspligt om indsamling, ret til indsigt og flere emner.

Indhold denne gang:

• Sikkerheds- og slettepolitik
• Den registreredes rettigheder
  • Ret til indsigt
  • Ret til berigtigelse
  • Ret til sletning
• Samtykkeerklæring til foto og videooptagelse af medarbejdere
• Ny adfærdskodeks for menighedsråds behandling af personoplysninger.

Sikkerheds- og slettepolitik
Menighedsrådet er ansvarligt for, at medarbejdere, frivillige og menighedsrådsmedlemmer behandler personoplysninger forsvarligt og sikkert.

Menighedsrådet har en selvstændig pligt til at slette oplysninger, når oplysningerne ikke længere er nødvendige at behandle.

En oplysning betegnes som slettet, når oplysningen ikke længere kan genkaldes; enten fordi den er slettet fuldstændig eller fordi den er anonymiseret. Oplysningen skal også være slettet fra papirkurven og fra en eventuel back-up, hvis det er teknisk muligt.

Landsforeningen har lavet udkast til en sikkerheds- og slettepolitik, som kan ses i Bilag 5 – Sikkerheds- og slettepolitik.

Se også mere om IT-sikkerheds-og slettepolitik i vejledningen – Værd at vide om GDPR for menighedsråd. Vejledningen findes på Landsforeningens GDPR-side øverst i boksen.

Den registreredes rettigheder
Ret til indsigt
Den registrerede har ret til at få indsigt i de oplysninger, menighedsrådet behandler, samt hvordan menighedsrådet behandler oplysningerne. På denne måde vil den registrerede nemlig bedst kunne forvisse sig om, hvorvidt de konkrete oplysninger, der behandles om den pågældende, er korrekte og lovlige. Det betyder også, at det ikke er tilstrækkeligt blot at oplyse til at der behandles ”navn, adresse, mailadresse og telefonnummer”. Det skal oplyses hvilket navn, hvilken adresse og mailadresse og hvilket telefonnummer der er registreret på den pågældende.

Sammen med oplysninger om selve indholdet som behandles, skal menighedsrådet også oplyse hvilken type oplysning der er tale om, hvad formålet er med behandlingen, om oplysningen evt. videregives til andre og til hvem, i hvilket tidsrum oplysningen behandles, og hvorfra oplysningerne stammer.

Udlevering af materiale kan ske ved kopi af de originale dokumenter eller ved at samle oplysningerne i et nyt dokument. Materialet kan sendes via Digital Post, via en elektronisk adgang fra den registreredes egen pc eller udleveres fysisk. Udlevering af en kopi skal ske gratis. Kun hvis der anmodes om yderligere kopier, kan menighedsrådet opkræve et rimeligt gebyr fastsat ud fra de administrative omkostninger.

Ret til berigtigelse
Den registrerede har ret til at få urigtige oplysninger om sig selv rettet. Det indebærer for det første, at en registreret har ret til at få urigtige (forkerte) personoplysninger om sig selv rettet og for det andet har ret til at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger.

Hvis menighedsrådet modtager en anmodning fra en registreret, der ønsker urigtige personoplysninger berigtiget, skal menighedsrådet berigtige oplysningerne uden unødig forsinkelse. Hvis menighedsrådet ikke er enig med den registrerede i, at oplysningerne er urigtige, så er menighedsrådet ikke forpligtet til at berigtige oplysningerne.

Ret til sletning
Den registreredes ret til sletning får som udgangspunkt kun praktisk betydning, hvis en registreret anmoder om sletning før det tidspunkt, hvor oplysningerne ville være blevet slettet som følge af de af menighedsrådet fastsatte slettefrister.

Hvis en registreret anmoder om sletning, så skal menighedsrådet slette uden unødig forsinkelse, hvis det fx ikke længere er nødvendigt for menighedsrådet at have oplysningerne, hvis behandlingen er baseret på et samtykke, som trækkes tilbage eller hvis oplysningerne behandles uden hjemmel og altså ulovligt.

Det er dog ikke i alle tilfælde, at menighedsrådet er forpligtet til at slette fx hvis oplysningerne skal opbevares for at menighedsrådet kan overholde reglerne i fx bogføringsloven eller sin journaliserings- og notatpligt.

Samtykkeerklæring til foto og videooptagelse af medarbejdere
I nyhedsbrev 4 behandlede vi reglerne for foto og videooptagelser. Medarbejdere og frivillige skal altid give samtykke til offentliggørelse af billeder og videooptagelser, hvor de fremgår. Vi har udarbejdet en samtykkeerklæring som menighedsrådet kan benytte, når menighedsrådet ønsker at tage billeder eller lave videooptagelser, hvor de ansatte er med. Se bilag 6 – Samtykke til foto og video af medarbejder.

Adfærdskodeks for menighedsråds behandling af personoplysninger
Datatilsynet har godkendt en ny adfærdskodeks for menighedsråds behandling af personoplysninger som led i sognepleje. Læs mere om adfærdskodeks i Værd at vide om GDPR for menighedsråd og vores nyhed om adfærdskodeksen.