Registrering af arbejdstid

Menighedsrådenes ansatte skal registrere arbejdstid pr. 1. juli 2024. I skal derfor overveje, om der kan anvendes et eksisterende system, om registrering skal ske manuelt eller om I vil købe et system til registrering. Det er lettest for jer at administrere, hvis de ansatte, så vidt muligt, anvender samme metode. 

Alle jeres ansatte skal registrere arbejdstid, uanset ansættelsens type, varighed eller timetal. Det vil sige, at alle ansatte - tidsbegrænset såvel som tidsubegrænset ansatte (fastansatte) – skal tidsregistrere. Vikarer, der tilkaldes til enkeltstående tjenester, skal ikke registrere deres arbejdstid.

Det er et krav, at registrering sker i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system. 

Det er et krav til registrering af arbejdstid, at: 

• Den samlede daglige arbejdstid registreres 
• Arbejdsgiver er ansvarlig for, at oplysninger gemmes i 5 år 
• Medarbejder skal kunne tilgå oplysningerne. 

Kravene uddybet 
Der er fuld metodefrihed i forhold til, hvordan den daglige arbejdstid (fx 6 timer) registreres, og det er ikke et krav, at registreringen dokumenterer, i hvilket tidsrum (fx kl. 9:00-12:00 og kl. 15:00-18:00) medarbejderen har udført sit arbejde. 

Hvis nogle af de ansatte har fast arbejdstid eller arbejdstiden i øvrigt er fastlagt på forhånd, skal der kun registreres afvigelser fra planen.  

Oplysningerne skal gemmes i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Dvs. for hovedparten af folkekirkens ansatte skal oplysningerne gemmes i 5 år efter udløbet af kvartalet eller årsnormperioden.  

Medarbejderen skal kunne tilgå egne oplysninger under hele ansættelsesforholdet.

Elektronisk udfyldelse af excel-ark 
Der kan oprettes et skema pr. medarbejder i word/excel i kontaktpersonens/nærmeste leders OneDrive. Herefter deles et enkelt ark/mappe med en enkelt medarbejders arbejds-/ eller private mail. Det er en forudsætning, at medarbejderen har adgang til word/excel. 

Ved udløbet af fx et kvartal, overføres en kopi af tidsregistreringsskemaet til Dokumentarkivet i Kirkeportalen på FIN. 

Se skabelon til et arbejdstidsregistreringsskema på FIN i Skabelonsamlingen, filtrér på Arbejdstid eller klik her. 

Manuel udfyldelse af skema 
Medarbejder kan udfylde skema eller kalender i papirform. Der kan anvendes en almindelig måneds-/årskalender eller I kan printe arbejdstidsregistreringsskemaet fra boksen eller fra FIN.  

Køb af system 
Bl.a. Brandsoft tilbyder en løsning – PlanTid, hvor der kan registreres arbejdstid. Dette modul kan tilkøbes til alle ansatte, også inde i kirken, uanset om menighedsrådet i forvejen benytter Brandsoft. Modulet koster kr. 2.254/år pr. regnskab/samarbejde. Det er fast pris uanset hvor mange ansatte. 

Også ChurchDesk har et modul til tidsregistrering, som er inkluderet i alle ChurchDesk-abonnementer.

Der findes flere andre tidsregistreringssystemer på markedet, og I kan selv vælge, hvad der passer til jeres arbejdsplads. 

Brug af Outlook-kalender 
Der kan oprettes en særskilt kalender til registrering af arbejdstid. Vejledning fra By-, Land- og Kirkeministeriet udsendes i uge 19 på folkekirkenspersonale.dk og på FIN. 

Dette kræver en Office365licens pr. ansat, hvilket kun en begrænset del af jeres ansatte har. Licensen koster kr. 100/måned pr. ansat. 

Baggrunden for de nye regler 
De nye regler om registrering af arbejdstid udspringer af en dom fra EU-domstolen. Det er for at beskytte den enkelte medarbejder ved at sikre, at regler om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid overholdes, så medarbejdere ikke overbelastes af for meget overarbejde.  

Sådan som reglerne er implementeret i Danmark, er menighedsrådenes ansatte omfattet af registreringspligten.  

Personalehåndbog og GDPR  
Landsforeningen opfordrer til, at I tilføjer et afsnit om ”tidsregistrering” til personalehåndbogen, så alle medarbejdere ved, hvilken procedure der skal følges. Det bør fremgå hvad der er arbejdstid, og hvad der ikke er arbejdstid, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan.  

Du kan finde mere information i vejledningen om arbejdstidsregistrering på FIN. Det findes under Menighedsrådet som arbejdsgiver - forhold under ansættelsen pkt. 2.8